El problema
En casi todas las empresas hay alguien que pasa parte del día haciendo lo mismo: copiar datos de un correo a una hoja de cálculo, pasar un pedido de un sistema a otro, escribirle otra vez al cliente que no contestó, armar el mismo reporte todos los lunes.
Son tareas que nadie disfruta y que se equivocan fácil. Un dato mal copiado, un seguimiento que se olvida, un reporte que sale tarde. Y como dependen de una persona, cuando esa persona se enferma o se va de vacaciones, simplemente no se hacen.
El costo no aparece en ninguna factura, pero se nota: clientes que se enfrían, errores que hay que corregir y un equipo ocupado en lo repetitivo en vez de en lo que sí necesita a una persona.
Qué hace
Automatizar un proceso es lograr que un programa haga, siempre igual y a su hora, una tarea que hoy alguien hace a mano. Estas son las áreas donde más trabajo:
Prospección y seguimiento de clientes
- Mensajes agendados que salen a la hora que usted definió, para iniciar o retomar conversaciones.
- Seguimiento del cliente que preguntó y no volvió a escribir.
- Quien pide que no le escriban más deja de recibir mensajes.
- Nada delicado sale sin su aprobación: si algo necesita su visto bueno, como una cotización, espera a que usted la apruebe.
Esto sale de la plataforma de asistentes que construí en AI Solutions CR, donde trabajo como ingeniero de integración de sistemas, que incluye seguimiento automático y agenda de mensajes. Si lo que busca es atender los mensajes que llegan, vea también automatización de WhatsApp.
Sistemas que se avisan entre sí
Un webhook, dicho en simple, es un sistema que le avisa a otro cuando pasa algo. Por ejemplo: entra una reserva y el sistema de la agenda le avisa al de facturación; llega un pedido y su equipo recibe un mensaje. Así los datos se pasan solos, sin que nadie los copie a mano.
Reportes
Los números que hoy alguien arma a mano, como ventas de la semana, conversaciones atendidas o llamadas perdidas, se generan solos a partir de los datos que ya tiene y le llegan listos para revisar.
Tareas repetitivas y revisiones
Revisar una página en busca de novedades, ordenar información o avisar cuando algo cambia. Un ejemplo real: Plica, que construí en AI Solutions CR, revisa SICOP cada quince minutos en horario hábil, de lunes a viernes, para que las empresas no tengan que hacerlo a mano.
En todos los casos, cada acción importante queda registrada, y los pagos los verifica una persona.
Cómo funciona
- Diagnóstico. Hacemos juntos la lista de tareas que se repiten, quién las hace, con qué frecuencia y en qué sistemas.
- Propuesta. Elegimos por cuál empezar: la que más tiempo le quita o la que más errores causa. Le explico qué se automatiza, qué queda en manos de una persona y cómo vamos a saber que funciona. Usted decide antes de empezar.
- Construcción. Construyo la automatización y la pruebo con datos reales de su negocio antes de ponerla a funcionar.
- Puesta en marcha. La encendemos con su equipo al tanto y revisamos juntos los primeros resultados.
- Acompañamiento. La ajusto según lo que pida la operación y seguimos con el siguiente proceso.
Trabajo a distancia con empresas de todo el país. Si su caso necesita más que conectar piezas, puede que le convenga un sistema a la medida; la guía cómo contratar un sistema a la medida le ayuda a distinguirlo.
Para quién es
Le conviene a empresas donde alguien pierde horas en tareas que siempre se hacen igual:
- Talleres y empresas de servicios técnicos que dan seguimiento a cotizaciones y visitas (talleres y servicios técnicos).
- Tours y hospedajes que confirman reservas y retoman consultas (turismo y hospedaje).
- Empresas que venden al Estado y necesitan estar al tanto de las compras públicas (licitaciones públicas).
- Equipos de ventas que dan seguimiento a muchos prospectos.
- Empresas que usan varias herramientas y copian datos entre ellas.
No le conviene si la tarea se hace una vez al mes y toma unos minutos, si el proceso cambia cada semana y nadie lo tiene definido, o si cada caso necesita una decisión humana distinta. Tampoco es para mandar mensajes a personas que no pidieron que les escribieran.