El problema
Muchas empresas crecen sobre hojas de cálculo, grupos de WhatsApp y programas que no se hablan entre sí. Mientras hay una sola sucursal, se sobrevive. Cuando aparece la segunda sucursal, una marca nueva o un equipo más grande, empiezan los problemas.
Los datos se copian a mano de un lado a otro y se equivocan. Todo el mundo ve todo, aunque no le corresponda. Nadie sabe con certeza cuál es la versión buena de un precio o de un pedido. Y cuando algo sale mal, no hay forma de saber quién lo cambió ni cuándo.
Los programas ya hechos ayudan, pero muchas veces obligan a la empresa a trabajar como el programa quiere, no como la operación lo necesita.
Qué hace
Un sistema a la medida es un programa construido para la forma en que su empresa trabaja: sus reglas, sus usuarios y las herramientas que ya tiene. Se usa desde el navegador, en la computadora o en el celular.
Lo que suelo construir en este tipo de proyectos:
- Usuarios y permisos. Cada persona entra con su usuario y ve solo lo que le toca: el administrador ve todo, el encargado de sucursal ve su sucursal, el agente ve sus casos.
- Datos separados. Varias sucursales, marcas o empresas pueden compartir el mismo sistema sin ver la información de las demás. La separación se hace en la base de datos, no solo escondiendo botones en la pantalla.
- Reglas en el sistema, no en la memoria de las personas. Los cálculos importantes, como un total o un precio, los hace el sistema y no quien lo digita.
- Registro de acciones. Lo importante queda anotado: quién hizo qué y cuándo.
- Conexión con lo que ya usa. El sistema se conecta con las herramientas que su empresa tiene, en lugar de pedirle que las abandone.
Tres ejemplos de trabajo real:
- La plataforma de asistentes para varias empresas que construí en AI Solutions CR, donde trabajo como ingeniero de integración de sistemas: una sola plataforma está hecha para atender a varias empresas y los datos de cada una están separados de los de las demás.
- Plica, construida también en AI Solutions CR: reúne diez años de compras del Estado costarricense a partir de los datos de SICOP y las cruza con lo que vende cada empresa.
- Ya Sale, producto del que soy socio al 50 % y responsable de todo el desarrollo: el pedido de cada mesa se guarda en el servidor desde el primer plato, el total lo calcula el sistema y un local no ve los datos de otro.
Trabajo con tecnologías de uso amplio, como TypeScript, Next.js y PostgreSQL (una base de datos de código abierto muy usada), para que su sistema no dependa de una herramienta rara.
Cómo funciona
- Diagnóstico. Entiendo cómo opera hoy su empresa: quién hace qué, dónde se copian datos a mano, qué se equivoca y qué herramientas ya usan.
- Propuesta. Le presento qué conviene construir primero, qué resuelve y cómo vamos a saber que funciona. Si un programa ya hecho le sirve, se lo digo. Usted decide antes de empezar.
- Construcción por etapas. Construyo primero la parte que más le duele a la operación y la pruebo con casos reales de su negocio antes de ponerla a funcionar.
- Puesta en marcha. La arrancamos con su equipo, con usuarios y permisos ya definidos.
- Acompañamiento. Reviso cómo se usa, ajusto y seguimos con la siguiente etapa.
Trabajo a distancia con empresas de todo el país. Antes de contratar a cualquier persona o empresa para un proyecto así, le recomiendo leer la guía cómo contratar un sistema a la medida en Costa Rica.
Para quién es
Le conviene a empresas que ya pasaron la etapa de las hojas de cálculo y necesitan orden:
- Empresas con varias sucursales que necesitan ver todo junto sin mezclar datos.
- Grupos con varias marcas o empresas que quieren compartir un mismo sistema.
- Restaurantes y comercios con pedidos, cocina y caja que deben coordinarse (restaurantes).
- Empresas que venden al Estado y siguen compras públicas (licitaciones públicas).
- Equipos que hoy usan varias herramientas que no se hablan y copian datos a mano.
No le conviene si un programa ya hecho resuelve lo que necesita, si su proceso todavía cambia cada semana y nadie lo tiene definido, o si busca una solución para usar una sola vez. En esos casos, un sistema a la medida le costaría más de lo que le devuelve. Si lo que necesita es sobre todo que ciertas tareas se hagan solas, mire también automatización de procesos.